Wie das Modul „Meine Produkte“ von LabSkills verstreute Produktdokumentationen in ein dynamisches, auditfähiges System verwandelt.
Die meisten Unternehmen verfügen über Produktdokumentationen. Nur wenige haben diese jedoch an einem Ort gesammelt, auf dem neuesten Stand und so gut strukturiert, dass sie auch unter Zeitdruck von Nutzen sind. Meistens befinden sie sich auf gemeinsamen Laufwerken oder in den Köpfen von Mitarbeitern, die schon vor langer Zeit eingestellt wurden.
Wenn eine Prüfung ansteht, ein neuer Mitarbeiter verstehen muss, was das Unternehmen tatsächlich leistet, oder wenn jemand das Unternehmen verlässt, wird diese Unübersichtlichkeit zu einem echten Problem.
Die Dokumentation ist vorhanden.
Sie ist nur nicht strukturiert genug, um dann von Nutzen zu sein, wenn es darauf ankommt.
Wir stellen „Meine Produkte“ vor
„Meine Produkte“ ist das Modul innerhalb unserer LabSkills-Plattform, in dem Manager alles, was das Unternehmen anbietet – wie Produkte, Dienstleistungen und Lösungen –, an einem einzigen, übersichtlichen Ort definieren, dokumentieren und organisieren können.
Stellen Sie sich das wie den Produktkatalog eines Unternehmens vor, nur dass die operative Ebene bereits integriert ist. Jedes Produkt oder jede Dienstleistung wird nicht nur benannt und kategorisiert, sondern verfügt auch über einen dokumentierten Lieferablauf: die einzelnen Schritte, die jeweils zuständigen Rollen, Zeitvoranschläge und die Qualitätsprüfungen, die dabei durchgeführt werden müssen. Geschäftliche und technische Aufgaben werden voneinander unterschieden, und nichts bleibt im Unklaren.
Das Ergebnis ist eine zentrale Informationsquelle, in der sich jeder im Unternehmen zurechtfindet – egal, ob es sich um ein neues Teammitglied, einen Manager, der sich auf ein Mitarbeitergespräch vorbereitet, oder einen Compliance-Beauftragten handelt, der eine Prüfung durchführt.
Warum das etwas ändert
Wenn die Produktdokumentation strukturiert ist, hat dies unmittelbar drei Auswirkungen:
- Die Vorbereitung auf Compliance-Anforderungen ist kein Last-Minute-Einsatz mehr.
- Neue Mitarbeiter verstehen innerhalb von Tagen – statt Wochen –, was das Unternehmen anbietet.
- Und wenn sich an einem Produkt oder einer Dienstleistung etwas ändert, sind die Auswirkungen auf Aufgabenbereiche und Arbeitsabläufe erkennbar, bevor es zu Verwirrung kommt.
Außerdem wird dadurch die stillschweigende Abhängigkeit von bestimmten Personen beseitigt. In den meisten Unternehmen befindet sich die eigentliche Produktdokumentation im Kopf einer einzelnen Person. „My Products“ überträgt dieses Wissen in das System – sodass es verfügbar ist, unabhängig davon, wer gerade anwesend ist.
Das Ziel ist nicht mehr Dokumentation. Es geht um Dokumentation, die tatsächlich funktioniert – verbunden mit den Menschen, Rollen und Prozessen, die sie erstellen.