Arbeitsabläufe dokumentieren – das klingt nach Bürokratie, ist aber der entscheidende Schritt, um ein Team wirklich skalierbar zu machen. wenn jeder seine eigene Vorgehensweise hat, lässt sich nichts skalieren. Wie mein FlowChart den Betriebs- und Teamleitern eine gemeinsame, dynamische Übersicht darüber bietet, wie die Arbeit tatsächlich erledigt wird.
In den meisten Teams gibt es so etwas: Zwei Personen in derselben Rolle, die die gleiche Art von Arbeit erledigen, dies jedoch auf völlig unterschiedliche Weise.
- Der eine hält sich an eine Checkliste, die über Jahre hinweg durch Ausprobieren entstanden ist.
- Der andere hat sich das Handwerk aneignet, indem er einige Wochen lang einem Kollegen über die Schulter geschaut und die Lücken selbst gefüllt hat.
Beide erzielen Ergebnisse, doch der Prozess, die Qualität und der Zeitaufwand unterscheiden sich stärker, als man zugeben möchte.
Das ist kein Problem der Mitarbeiter. Es kommt meist dann vor, wenn die Arbeitsabläufe nie an einem Ort festgehalten wurden, den das gesamte Team einsehen, aktualisieren und auch tatsächlich nutzen kann. Es gibt zwar Prozesse, aber sie sind unsichtbar, verstreut und werden uneinheitlich angewendet.
Wenn die Arbeitsabläufe nur in den Köpfen der Menschen existieren, funktioniert das … bis es irgendwann nicht mehr funktioniert.
„Die Kluft zwischen ‚Wir haben einen Prozess‘ und ‚Wir haben einen dokumentierten Prozess‘“
Die meisten Betriebsleiter und Teamleiter wissen in groben Zügen, wie ihre Arbeitsabläufe funktionieren. Sie haben eine mentale Übersicht darüber, was zuerst geschieht, wer als Nächstes die Aufgabe übernimmt und was überprüft werden muss, bevor es weitergeht. Die Herausforderung besteht darin, dass diese mentale Übersicht meist nur in ihren Köpfen existiert und Lücken sichtbar werden, sobald sie weitergegeben werden muss.
Ein neues Teammitglied kommt hinzu und muss sich in die Abläufe einarbeiten. Ein Projekt wird zwischen Abteilungen weitergereicht. Ein Kunde fragt, wie etwas umgesetzt wird. Plötzlich reicht das informelle Verständnis, das bisher alles zusammengehalten hat, nicht mehr aus. In aller Eile wird Dokumentation erstellt, oder ein erfahrener Mitarbeiter verbringt Stunden damit, zu erklären, was schon vor Monaten hätte schriftlich festgehalten werden sollen.
Der Unterschied besteht nicht darin, ob man einen Prozess hat oder nicht. Er besteht vielmehr darin, ob man einen Prozess hat, der strukturiert, zugänglich und langfristig gepflegt ist.
Was „Mein Flussdiagramm“ leistet
„My FlowChart“ ist das Modul innerhalb von LabSkills, mit dem Teams eine dynamische Übersicht darüber erstellen, wie die Arbeit erledigt wird. Produkte, Dienstleistungen und interne Prozesse werden an einem Ort dokumentiert – nicht als statische PDF-Dateien, sondern als strukturierte, schrittweise Arbeitsabläufe, die mit den für ihre Durchführung verantwortlichen Personen verknüpft bleiben.
Jeder Arbeitsablauf gliedert sich in die einzelnen Schritte, die zur Erledigung einer Aufgabe erforderlich sind:
Was geschieht in jeder Phase, welche Rolle ist dafür zuständig, welche Werkzeuge werden verwendet, wie lange dauert jeder Schritt in der Regel und woran ist erkennbar, dass die Aufgabe erledigt ist?
Kundenbezogene und technische Aufgaben werden klar voneinander getrennt, sodass keine Unklarheiten darüber bestehen, welche Art von Arbeit an jedem Schritt erwartet wird.
Wichtig ist, dass mein FlowChart Arbeitsabläufe nicht nur isoliert dokumentiert! Es verknüpft sie mit den Rollen und den Personen, die für ihre Ausführung verantwortlich sind. Wenn ein Schritt eine bestimmte Kompetenz erfordert, wird diese Anforderung sichtbar, sodass leichter erkennbar ist, wo das Team über Kapazitäten verfügt und wo Lücken bestehen, bevor diese zu Hindernissen werden. “
Wo es den größten Unterschied macht
Für Betriebsleiter zeigt sich der deutlichste Wandel meist in den Bereichen Einarbeitung und Konsistenz. Wenn ein neues Teammitglied einem dokumentierten Arbeitsablauf folgen kann, anstatt sich das Wissen von verschiedenen Kollegen zusammensuchen zu müssen, verkürzt sich die Zeit, bis es produktiv arbeiten kann, erheblich. Der Prozess ändert sich nicht, je nachdem, wer ihn erklärt.
Für Teamleiter zeigt sich der Nutzen oft bei der Übergabe von Aufgaben und bei Entscheidungen über die Ressourcenzuteilung. Wenn Arbeitsabläufe dokumentiert und mit den jeweiligen Rollen verknüpft sind, wird deutlicher, welche Teammitglieder für welche Produkte oder Projekte geeignet sind – und wo es sich lohnen könnte, zusätzliche Kompetenzen hinzuzuziehen. Entscheidungen, die zuvor auf Intuition beruhten, erhalten eine klarere Grundlage.
Auch im Zusammenhang mit Audits und Kundentransparenz gibt es etwas Bemerkenswertes. Wenn ein Kunde oder Auditor fragt, wie etwas umgesetzt wird, verändert ein strukturierter Arbeitsablauf, auf den man verweisen kann, den Charakter dieses Gesprächs. Es wandelt sich von einer Rekonstruktion zu einer Demonstration.
Teil eines vernetzten Systems
Mein Flussdiagramm funktioniert nicht von selbst! Innerhalb von LabSkills fließen die hier dokumentierten Informationen direkt in andere Bereiche der Plattform ein – beispielsweise in die Kompetenzzuordnung, die Teambildung und Personalentscheidungen, die sich alle auf die im Flussdiagramm definierten Rollenanforderungen und Prozessstrukturen stützen. Je klarer die Arbeitsabläufe dargestellt sind, desto besser kann der Rest der Plattform diese Informationen nutzen.
Diese Vernetzung ist einer der Gründe, warum es sich von einem eigenständigen Dokumentationswerkzeug unterscheidet. Es ist nicht nur eine Aufzeichnung dessen, wie die Dinge funktionieren. Es ist die operative Ebene, auf der der Rest des Systems aufbaut.